Kennen Sie das? Alles ist wichtig und alles muss sofort oder am besten noch gestern erledigt sein. Doch was ist eigentlich wichtig und was dringend und was beides oder nichts von dem?

Im schnellen Arbeitsalltag verlieren wir manchmal den Sinn dafür, was wirklich wichtig ist. Wir neigen im Schaffenswahn dazu, das als erstes zu bearbeiten, was am lautesten erscheint, sei es, weil der Auftraggeber, der Chef oder der Kollege am lautesten schreit oder am meisten drängt. Zeitnot hält uns davon ab zu priorisieren, um keine Zeit zu „verschwenden“, mehr zu schaffen. Schaffen, schaffen, schaffen und einfach machen! Aber eine differenzierte Betrachtung ist hier besonders wichtig.

Eine klare Priorisierung und Ordnung der Aufgaben hilft dabei, das Richtige zuerst zu machen. Oftmals erledigen sich dann weitere Aufgaben gleich mit und wir haben nicht nur Zeit, sondern auch Kraft gespart. Am Ende des Tages freuen wir uns dann über das supergute Gefühl ein Häkchen machen zu können. Hierfür benutze ich oft Papier und Stift, ganz oldschool. Darauf sehe ich genau, was ich bereits streichen kann. Das funktioniert natürlich auch digital, wenn Sie darauf achten, den Punkt nicht zu löschen, sondern stattdessen durchzustreichen. Abends schauen Sie sich dann die Liste der durchgestrichenen Punkte an. Damit kann man den Blick auf das richten, was man geschafft hat und schaut nicht nur auf das, was noch zu tun ist.

Wie priorisieren Sie?

Um diese Einteilung vorzunehmen und den Überblick im Alltag zu behalten, hilft es sich einige Fragen zu stellen:

  • Was ist überhaupt wichtig?
  • Kümmere ich mich um die wichtigen Dinge oder nur um die dringenden?
  • Ist das, was hier dringend scheint, wichtig?
  • Oder ist es „nur“ dringend und ich kann versuchen es abzugeben?
  • Welche Dringlichkeiten können in meinem Job überhaupt auftreten?
  • Wie plane ich Aufgaben, die wichtig aber noch nicht dringend sind ein?

Eisenhower hat sich bereits mit dieser Fragestellung beschäftigt und sein eigenes Prinzip daraus entwickelt: das Eisenhower- Prinzip, ganz simpel:

A / DO FIRST / ZUERST ERLEDIGEN
Wichtig und dringend: z. B. Krisen, Fristen und Probleme
Dies sind die Aufgaben, die Sie zuerst erledigen sollten. Höchste Priorität.

B / DO LATER / SPÄTER ERLEDIGEN
Wichtig aber nicht so dringend: z. B. Planung, PR, Netzwerken, Erholung
Diese Aufgaben sind so wichtig, dass sie von Ihnen selbst bearbeitet werden müssen, sie sind aber weniger dringend als die A-Aufgaben und können später bearbeitet werden. Vorsicht: Manchmal fallen diese Aufgaben hinten über, weil zu viele A-Aufgaben vorliegen. Hinterfragen Sie in diesem Fall noch einmal die Dringlichkeit und Wichtigkeit Ihrer A-Aufgaben und räumen Sie sich jeden Tag Zeit für die Bearbeitung dieser strategisch wichtigen B-Aufgaben ein!

C / DELEGATE / ABGEBEN
Dringend aber nicht wichtig: z. B. viele der Anrufe, Anfragen und Mails 
Aufgaben abgeben ist ein Schlüsselpunkt beim Priorisieren und häufig der Punkt, der nicht gut funktioniert. Identifizieren Sie die dringenden Aufgaben, die nicht unbedingt  von Ihnen selbst erledigt werden müssen, und bitten Sie weniger ausgelastete Kollegen, diese Aufgaben zu übernehmen oder beauftragen Sie Dienstleister mit der Erledigung.

D / ELIMINATE / IGNORIEREN
Nicht dringend und nicht wichtig: z. B. einige der Anrufe, Mails, Zeitsauger, Ablenkungs- und Fluchtaktivitäten.
Hier lassen sich Zeit und Energie sparen, denn diese Aufgaben sind einfach nicht zielführend. Ignorieren Sie diese bzw. sagen Sie diese Aufgaben klar ab.

Natürlich ist die Aufteilung nicht immer einfach. Aber es lohnt sich dennoch genau hinzusehen, auch wenn einige Aufgaben manchmal nicht klar zuzuordnen sind. Denn nutzt man das Eisenhower-Prinzip, so kann man nicht nur Prioritäten ordnen: Hinzu kommt der wichtige Aspekt der Selbstbestimmung durch die eigene Arbeitsstruktur. Sie wechseln hierdurch vom Reagieren in das Agieren, was am Ende des Tages ein deutlich befriedigenderes Gefühl hinterlässt.

Probieren Sie es doch einfach mal aus!

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